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Règlement intérieur

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association : UMTL sise à Martigues dont l'objet est de gérer, de susciter et d’aider à la promotion de toutes les activités d’ordre culturel de détente et de bien être. Tous les adhérents de l’association peuvent être bénéficiaires des activités et des services de l’association quel que soit leur lieu de domiciliation.

Titre I : Membres

Article 1 – Composition

L'association U.M.T.L est composée des membres suivants :

   - membres d'honneur désignés par le conseil d’administration,

   - membres de droit : quatre élus de la ville de Martigues délégués par le conseil municipal,

   - membres associés : désignés par le conseil d’administration en fonction de leur compétence,

   - membres actifs.

 Article 2 Adhésion

Les membres d'honneur, comme les membres de droit, ne paient pas de cotisation (sauf s'ils en décident autrement de leur propre volonté).

Les membres actifs doivent s'acquitter d'une adhésion annuelle qui court du 1er octobre au 30 septembre. Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le conseil d’administration. Le versement de l’adhésion doit être établi par chèque à l'ordre de l'association ou réglé en espèces.

Toute adhésion versée à l'association est définitivement acquise.

Le versement de l’adhésion est nécessaire pour participer à une quelconque activité. Cette adhésion pourra être remboursée en cas d’activité annulée par l’association. L’accès aux conférences n’est pas soumis à cette condition. Afin de pouvoir être informé, l’adhérent s’engage à porter à la connaissance de l’association toutes modifications portant sur son adresse postale, électronique et numéro de téléphone.

Article 3 – Obligations

Un adhérent, par ses actions ou ses déclarations, ne devra pas entraîner un préjudice moral ou matériel à l’association. Tout membre de l’association s’engage à respecter le règlement intérieur qui sera remis à chaque adhérent. Ce règlement sera affiché dans les locaux de l’association.

Article 4 – Exclusion

Selon la procédure définie à l'article 8 des statuts de l'association, l’UMTL peut déclencher une procédure d'exclusion pour motif(s) grave(s). Celle-ci doit être prononcée par le conseil d’administration à la majorité des présents, seulement après avoir entendu les explications de l’intéressé contre lequel une procédure d'exclusion est engagée.

Article 5 – Démission

Conformément à l'article 8 des statuts, un membre est réputé démissionnaire s’il n’a pas renouvelé sa cotisation annuelle.

Titre II - Fonctionnement de l'association

Nul ne peut représenter l’UMTL, sans avoir été mandaté par le président ou le conseil d’administration.

Article 6 Le conseil d’administration

Il est composé de 15 à 21 membres. Le conseil d’administration définit la politique générale de l’association, prend en compte les orientations arrêtées par l’assemblée générale. Il est responsable de la gestion de l’association vis-à-vis de l’assemblée générale. Le conseil d’administration a décidé de s’adjoindre la collaboration d’un commissaire aux comptes qui a pour mission de certifier que les comptes annuels de l’association sont réguliers et sincères. La validité de son mandat, fixé à deux ans, sera renouvelée par l’assemblée générale.

Les modalités de fonctionnement du conseil d’administration sont les suivantes :

   - Il se réunit au moins une fois par trimestre et plus si nécessité, sur convocation du président, adressée par lettre individuelle, au plus tard 8 jours à l’avance, sauf situation exceptionnelle.

   - Les décisions sont prises à la majorité des présents, en cas de partage des voix celle du président est prépondérante. Ces décisions doivent être respectées par tous.

   - Il peut être réuni à titre exceptionnel, sur la demande écrite de la moitié de ses membres.

 Pour le renouvellement des membres sortants (membres élus tous les deux ans et rééligibles), il sera fait appel à candidature.

   - Les candidatures devront parvenir au président quinze jours avant la date de l’assemblée générale.

   - Seuls pourront être candidats les membres à jour de leur cotisation et comptant au moins deux ans d’ancienneté à la date de la convocation de l’assemblée générale.

   - Si le nombre de candidats dépasse le nombre de membres sortants, un scrutin à bulletin secret sera organisé.

Article 7 Le bureau

 Le conseil d’administration, suite à son élection en assemblée générale, nomme tous les deux ans, parmi ses membres et au scrutin secret, un bureau.

 Il est composé de :

   - un président,

   - un vice-président,

   - un trésorier et un trésorier-adjoint,

   - un secrétaire et un secrétaire-adjoint,

   - un à trois autres membres : un archiviste, deux délégués représentant des activités.

 Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes :

   - Il se réunit au minimum avant chaque réunion du conseil d’administration sur convocation du président, adressée par lettre individuelle, au plus tard 8 jours à l’avance, sauf situation exceptionnelle.

   - Les décisions sont prises à la majorité des présents. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

   - Il peut être réuni à titre exceptionnel sur la demande écrite de la moitié de ses membres.

Instance exécutive de l’association, il lui appartient de se prononcer sur les contrats et conventions engageant durablement l’association.

Le président est mandaté pour la signature des contrats et conventions, il présente le rapport moral et le rapport d’activités à l’assemblée générale. Il préside l’assemblée générale, le conseil d’administration et les réunions de bureau.

Article 8 Les commissions

Elles sont créées par le conseil d’administration pour étudier les questions en lien avec les activités proposées. Composées de membres du conseil d’administration, elles sont présidées par un des membres du bureau. Elles pourront s’adjoindre la collaboration du personnel et de membres de l’association. Elles ont un rôle de consultation et de proposition et n’ont aucun pouvoir décisionnel (sauf décision contraire ponctuelle).

Article 9 Assemblée générale ordinaire

Conformément aux articles 23 et 24 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du conseil d’administration. Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l'assemblée générale, sont autorisés à assister à l’assemblée générale. Conformément à l’article 9 des statuts, la liste des membres composant l’U.M.T.L sera revue et arrêtée chaque année, trois semaines avant la réunion de l’assemblée générale ordinaire. Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : par lettre individuelle quinze jours à l’avance. L’élection des membres du conseil d’administration s'effectue tous les deux ans, comme indiqué dans le dernier paragraphe de l’article 6. Le secrétaire de séance est désigné par le conseil d’administration sortant parmi ses membres. Les votes par procuration ou correspondance sont interdits. Les feuilles de présence seront émargées par les adhérents.

 Article 10 Assemblée générale extraordinaire

 Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en cas de problème particulier, ainsi qu’à la demande écrite d'au moins un tiers des membres de l’association. Les membres de l'association seront convoqués selon la même procédure que pour l’assemblée générale ordinaire. Le vote se déroule selon les mêmes modalités.

 Article 11 Le personnel

Le personnel mis à disposition ainsi que celui engagé par l’association est placé sous la responsabilité du président. Le poste de direction se voit confier, par délégation, l’administration et la gestion de l’association au quotidien en ce qui concerne, notamment, le recrutement et la gestion du personnel, les litiges administratifs avec les adhérents, la coordination de l’ensemble des activités. Il contribue à la réflexion sur la conduite du projet associatif et à la définition des orientations. Porteur du projet de l’association, il assure la conduite et la mise en œuvre des actions. Il effectue toutes démarches nécessaires au fonctionnement de l’association, met tout en œuvre pour le respect des statuts et fait appliquer le règlement intérieur. L’ensemble du service administratif assure sous l’autorité de la direction, toutes les fonctions nécessaires aux relations avec les adhérents, avec les personnels de l’association, avec les correspondants de celle-ci.

Article 12 Activités

Aucune inscription n’est prise par téléphone. Un adhérent ne pourra inscrire plus de deux autres personnes. Toute inscription doit être accompagnée du paiement correspondant pour être valable. Un reçu sera délivré en contrepartie.

12 – 1 Sorties, voyages, séjours

Ils n’ont lieu que si l’équilibre financier est atteint. L’inscription n’est effective qu’après réception du paiement. L’adhérent doit se conformer aux dates de clôture des inscriptions. L’UMTL peut être amenée à annuler toute sortie ou voyage, les participants en sont alors informés et remboursés.

Cas du participant qui se désiste :

   - Sortie à la journée : aucun remboursement n’est envisagé, sauf pour raison médicale (certificat médical obligatoire) et dans la limite des remboursements que l’association pourra elle même obtenir.

   - Voyages : l’UMTL souscrit, en général, un voyage auprès d’un voyagiste, le remboursement se conforme au contrat de ce dernier.

(Les accompagnateurs bénévoles bénéficieront d’une gratuité tout autant que l’association en bénéficiera de la part des prestataires).

12 – 2 Cours et stages

Le paiement s’effectue à l’inscription et pour toute l’année, des facilités de paiement (en 3 fois) peuvent avoir lieu, sur demande. Un minimum d’adhérents est nécessaire pour la mise en place des activités et leur fonctionnement sur l’année. Les intervenants ne pourront accepter dans leurs activités que les participants à jour de leur adhésion et cotisation. Un certificat médical doit être fourni, à l’inscription, par les personnes pratiquant une activité physique, daté de moins de trois mois, à la date de démarrage du cours. Les mineurs, de plus de 14 ans, souhaitant s’inscrire à l’un de nos stages devront fournir une autorisation parentale.

Annulation avant le démarrage des cours :

   - Toute annulation pour convenance personnelle intervenant moins de quinze jours avant la date de démarrage des cours ou des stages, ne pourra donner lieu à un remboursement, sauf si l’UMTL peut procéder au remplacement du participant (liste d’attente).

   - Pour les autres cas (raisons médicales, déménagement, changement d’emploi du temps), intervenant dans les mêmes délais, aucune retenue ne sera appliquée, si l’UMTL peut procéder au remplacement du participant. En cas d’impossibilité, un minimum de participation sera conservé, équivalent à la moitié de la période d’activité.

Annulation en cours d’année :

Principes : tout trimestre commencé est dû, aucun remboursement pour convenance personnelle ne peut avoir lieu.

L’UMTL pourra prendre en considération, après examen, les demandes de remboursement liées à :

   - des raisons médicales (arrêt de plus d’un mois),

   - un déménagement, si le nouveau lieu de domiciliation ne permet pas, de par son éloignement, la participation aux cours et stages,

   - un changement d’emploi du temps, pour les personnes en activité professionnelle, qui ne permettrait plus la fréquentation de l’activité.

 Un justificatif devra être fourni dans tous les cas.

La prise d’effet de la demande de remboursement est fixée à compter du jour ou la direction de l’UMTL est informée de la demande d’annulation. Si l’UMTL peut procéder au remplacement du participant (liste d’attente par exemple) aucune retenue ne sera appliquée. En cas d’impossibilité, un minimum de participation sera conservé, équivalent à un tiers de la durée de période d’activité restant à courir.

12 – 3 Inscription en cours d’activité

Lorsqu’un adhérent s’inscrit à une activité déjà commencée, la participation financière demandée sera calculée au prorata des séances restantes.

12 – 4 Règles de vie

Les adhérents, comme les intervenants doivent laisser les locaux mis à disposition, propres et en bon état. Ils veilleront à remettre en place le mobilier et le matériel utilisé. Aucun prêt de matériel de quelque nature que ce soit n’est autorisé sans accord de la direction.

Les panneaux d’affichage en salle de cours et au siège sont strictement réservés aux informations de l’association UMTL. L’intervention, la diffusion, sous quelque forme que ce soit, visant à la publicité d’un organisme du secteur privé, qu’il relève de l’économie sociale (association, mutuelle…) ou pas, ou du secteur public, et à la promotion de leurs activités n’est pas autorisée à l’intérieur des locaux de l’UMTL sauf accord exprès de la direction.

L’association s’engage à porter à la connaissance des adhérents tout changement pouvant intervenir dans les horaires, le lieu ou le déroulement de l’activité sitôt qu’elle en aura eu connaissance.

Titre III - Dispositions diverses

Article 3-1 - Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association UMTL est établi par le conseil d’administration conformément à l'article 32 des statuts. Il peut être modifié par le conseil d’administration. Le règlement est présenté par affichage et remis à la demande.

Règlement adopté par le conseil d’administration de l’UMTL, le 16 juin 2008, modifié et adopté en conseil d’administration le 12 avril 2011, le 24 février 2012 et le 10 juin 2016.